De vier fases van financiële volwassenheid

Geen enkel bedrijf springt in één keer van “facturen inboeken” naar “strategisch sturen op cijfers”. Die groei verloopt in fases. Het herkennen van jouw fase helpt je twee dingen te voorkomen: te vroeg investeren in expertise die je nog niet benut, of (veel vaker) te lang blijven hangen in een fase die je bedrijf allang ontgroeid is. 

Fase 1: Transacties. Finance betekent hier vooral vastlegging: inkomende en uitgaande facturen, betalingen, btw-aangifte. Vaak doet de DGA dit nog (gedeeltelijk) zelf, of er is een basisadministrateur die de administratie bijhoudt. De cijfers vertellen je wat je op je bankrekening hebt staan, maar nog niet of je de juiste dingen doet. Het kantelpunt: je wilt niet langer alleen weten wát er is gebeurd, maar ook waarom het is gebeurd en of je er winst op maakt. 

Fase 2: Maandrapportages. Finance gaat besluitvorming ondersteunen. Er komt een winst- en verliesrekening, en de financial controller bewaakt dat de cijfers juist, volledig en op tijd zijn. De basis staat, maar de DGA moet de cijfers nog grotendeels zelf interpreteren en vertalen naar actie. Het kantelpunt: de cijfers kloppen, maar ze vertellen je niet wat je morgen of volgende week anders moet doen. 

Fase 3: Grip op groei. Nu ontstaat de behoefte aan vooruitkijken: forecasts, begrotingen, marge-analyses, KPI’s en scenario’s. De complexiteit neemt toe en de vraag verschuift van “klopt het?” naar “doen we de dingen goed, en waar kan het beter?”. Dit is vaak het moment waarop de eerste echte behoefte aan een CFO ontstaat. Het kantelpunt: de beslissingen worden te groot en te complex om op onderbuikgevoel te nemen en het lukt de financial controller niet op antwoord te geven op strategische vragen. 

Fase 4: Strategisch partnerschap. Finance zit aan de bestuurstafel. De CFO wordt mede-bestuurder en rechterhand van de DGA, en adviseert over groei, investeringen en risico’s. De business controller komt in beeld voor de diepere analyses die deze beslissingen onderbouwen. Finance is geen kostenpost meer, maar een stuurinstrument. Het kantelpunt: dit is geen eindstation, maar de basis waarop je elke volgende groeisprong bouwt. 

Je ziet het patroon: elke fase voegt niet alleen werk toe, maar een ander soort denken. En precies daar gaat het in de praktijk mis, omdat de meeste ondernemers hun finance-structuur laten meegroeien zonder bewuste keuze. Daarvoor zijn grofweg twee routes. 

Twee routes om je fundering te bouwen

Route 1: van onderaf opbouwen (meest voorkomend). Organische groei. Je begint met een boekhouder/administrateur, voegt een financial controller toe zodra de administratie te groot wordt, en pas later komt de CFO voor inzicht en strategie. Het grote voordeel is dat je kosten je behoefte volgen: je betaalt voor wat je dan nodig hebt. Het risico is dat je structuur reactief blijft. Je schakelt pas naar de volgende fase als de pijn al voelbaar is, waardoor je vaak nét te laat bent. (Hoe duur dat uitstellen kan zijn, behandelen we in blog 3.) 

Route 2: van bovenaf bouwen (strategisch). Groei vanuit een visie. Je investeert bewust en vroeg in een CFO die de finance-afdeling van bovenaf opbouwt. Het voordeel: de fundering, dus je processen en systemen, ligt meteen goed en schaalbaar voor de toekomst. Deze route past vooral bij kapitaalintensieve bedrijven, snelle scale-ups, of organisaties met investeerders, aandeelhouders of overnameplannen, waar de financiële lat van begin af aan hoog ligt. 

In de praktijk zitten de meeste MKB bedrijven op route 1, en dat is logisch: een fulltime CFO past zelden bij de omvang van fase 1 of 2. De valkuil is alleen dat route 1 je structureel te laat laat schakelen. Daar zit nu precies de meerwaarde van een parttime CFO: je krijgt de voordelen van route 2 (strategische sturing en een schaalbare fundering) tegen de kosten die bij route 1 passen. Je haalt het denken van fase 3 en 4 in huis, zonder de fulltime prijs ervan. 

In welke fase zit jouw bedrijf?

De vier fases helpen je één eerlijke vraag te stellen: sluit jouw huidige financiële inrichting nog aan bij de fase waarin je bedrijf zich werkelijk bevindt? Of leun je nog op een structuur die paste bij waar je twee jaar geleden stond? 

Het herkennen van je fase is stap één. De volgende vraag is wat het je kost als je te lang in een fase blijft hangen. Want te laat professionaliseren heeft een prijs, ook als die nergens op een factuur staat. In de volgende en laatste blog van deze serie bespreken we de verborgen kosten van “geen grip”: de symptomen van financiële groeipijn en de risico’s van uitstel. 

“Er staat toch genoeg op de rekening?”

Jaren geleden zei een ondernemer uit mijn netwerk tegen me: “Als we de salarissen hebben betaald, staat er nog altijd genoeg geld op de rekening.” Mijn wedervraag was simpel: hoe weet je dan dat het genoeg is? Hoeveel projecten komen er nog aan? Hoeveel mensen wil je nog aannemen? Welke investeringen staan op de planning?

“Genoeg op de rekening” is een momentopname. Net als mijn zoontje die naar de drie euro in zijn hand keek: het zegt iets over nu, maar niets over straks. En juist daar gaat het bij ondernemers vaak mis. Liquiditeit wordt meestal pas urgent op het moment dat het eigenlijk al te laat is.

Dat is ook waarom het zo helpend is om er af en toe frisse ogen op te laten kijken. Cashflow-inzicht is geen luxe, het is noodzaak. Want veel ondernemers sturen op omzet of winst, terwijl het juist je cashflow is die de echte gezondheid van je bedrijf laat zien.

Waarom cashflow-inzicht onmisbaar is

Met goed zicht op je cashflow gebeuren er een paar dingen tegelijk:

• Je ziet tekorten op tijd aankomen, in plaats van dat ze je overvallen.
• Je voorkomt stress rond btw-momenten, bonussen of een seizoensdip.
• Je weet wanneer je wél de ruimte hebt om te investeren.
• Je neemt rustiger en betere beslissingen.

Dat laatste punt is voor mij het belangrijkste.
Geld dat krap zit, eist al je energie op. Geld waar je grip op hebt, geeft je je hoofd terug.

Kijk twaalf maanden vooruit, en blijf dat doen

Mijn overtuiging na jaren in dit vak: twaalf maanden vooruitkijken, rollend, is essentieel. Op basis van je historische cijfers, de actuele inzichten van de mensen om je heen en een paar toekomstscenario’s bouw je een rolling forecast. Daarin zie je je grote cashpieken en -dalen al van verre aankomen, kun je investeringen bewust plannen, en (misschien wel het belangrijkste) word je gedwongen om proactief te worden in plaats van reactief.

Het verschil met de klassieke aanpak zit hem in het ritme. Geen “einde van het jaar”-denken, maar elke maand een update van je verwachtingen, steeds twaalf maanden vooruit. Zo schuift het venster met je mee en loop je nooit achter de feiten aan.

En nee, je hebt daar geen ingewikkeld systeem voor nodig. Een paar bouwstenen volstaan:

• je vaste kosten en verwachte omzet per maand;
• je betaal- en ontvangsttermijnen;
• je belastingen en lopende verplichtingen, zoals leningen, leases en abonnementen;
• je geplande investeringen;
• een paar scenario’s: optimistisch, realistisch en conservatief.

De kunst zit niet in de hoeveelheid data, maar in het consequent bijhouden ervan.

Het echte resultaat: rust

Wat het oplevert, is meer dan een spreadsheet. Het is rust. Minder verrassingen op je bankrekening, een grotere kans dat je je doelen haalt omdat je weet wánneer iets kan, en elke maand opnieuw de mogelijkheid om je beslissingen bij te sturen op basis van wat je ziet aankomen.

Voor ondernemers werkt het niet anders dan voor mijn zoontje in die speelgoedwinkel: cashflow-inzicht verandert onzekerheid in regie.

Geen dag is het hetzelfde

“Ik hou van afwisseling. Niet alleen in taken, maar ook in het soort bedrijf of in de rol die ik mag vervullen bij de verschillende organisaties. Natuurlijk heb je soms terugkerende taken, zoals het maken van balansdossiers of maandrapportages. Dat is prettig, maar als ik alleen maar terugkerende taken zou hebben, dan ga ik mezelf vervelen. Ik heb die afwisseling en uitdaging echt nodig.”

“Bij één van de MKB organisaties waar wij voor werken, krijg ik nu ook de mogelijkheid om mijn rol verder te verdiepen. Ook strategisch meedenken. Daar kijk ik enorm naar uit!”

“Bij sommige bedrijven is mijn rol vooral operationeel. Dan kun je productie draaien en op die manier waarde toevoegen. En bij andere bedrijven is het ook een stukje advies of coaching van het team. Dat is ook tof om te doen. Kennis delen en een collega helpen om verder te komen in zijn of haar carrière is heel dankbaar werk.”

Vertrouwen en flexibiliteit

“Vertrouwen winnen bij de organisaties waar wij voor werken is altijd stap één. Dat doe je door zichtbaar te zijn, de juiste vragen te stellen en uiteindelijk impact te maken.”

“Binnen CFOLab werken we op basis van vertrouwen. Je wordt gezien én ingezet als professional. Dit betekent dat je zelf de verwachtingen over de resultaten en je aanwezigheid managet bij je team(s). Ik hoef geen verantwoording af te leggen over mijn uren omdat we vanuit een abonnement werken. Ik ben flexibel in mijn agenda, maar ik heb natuurlijk wel verantwoordelijkheden. Ik kijk altijd goed naar de prioriteiten en bepaal samen met de verschillende teams wat haalbaar is. Afstemming met de verschillende teams is heel belangrijk. Uiteraard denken Ruud en Michiel wel met me mee om de goede balans te houden. Bijvoorbeeld dat ik op tijd mijn vakantie inplan 😉…”

“Vrijheid en flexibiliteit op het gebied van uren werkt voor mij heel prettig. Ik werk over het algemeen gewoon tijdens kantooruren. Maar een keer eerder weg of juist een avond werken, omdat dit beter uitkomt in de planning, is nooit een probleem. Ik ben op woensdag vrij, maar soms is het fijn om dan al wat werk voor te bereiden. En dan is het natuurlijk ook geen enkel probleem als je weekend op vrijdag eerder begint.”

“Ik werk meestal op locatie bij onze bedrijven of vanuit het kantoor van CFOLab. Omdat je maar een paar uur in de week voor hen werkt, is zichtbaarheid belangrijk. Zeker als coaching onderdeel is van de opdracht. Maar thuiswerken is zeker een optie. Als ik echt een taak moet uitvoeren waarbij focus belangrijk is, dan doe ik dat het liefste in alle rust thuis.”

“Niemand controleert hoeveel uren je maakt of waar je werkt. Het gaat om je toegevoegde waarde. Dat vertrouwen én de waardering die ik krijg, van klanten en vanuit CFOLab, maken dat ik met plezier naar mijn werk ga.”

Van cijfers naar impact

Voor Elise was de overstap van accountancy naar CFOLab een verademing. “Bij mijn vorige baan was ik vooral bezig met het verleden, met jaarrekeningen en verantwoording. Nu zit ik echt ín de cijfers van vandaag, analyseer ik en stel ik kritische vragen aan het MT over de dagdagelijkse bedrijfsvoering. Zo help ik hen hun bedrijfsvoering te verbeteren.”

Melissa herkent dat: “Je komt bij allerlei bedrijven en ziet hoe ze hun financiële processen hebben ingericht. Door die variatie leer je ontzettend veel – niet alleen over finance, maar ook over bedrijfsvoering en systemen. Die kennis neem je weer mee naar een volgende klant.”

“Je komt bij allerlei bedrijven en ziet hoe ze hun financiële processen hebben ingericht. Door die variatie leer je ontzettend veel – niet alleen over finance, maar ook over bedrijfsvoering en systemen. Die kennis neem je weer mee naar een volgende klant.”

Vrijheid en vertrouwen

Wat CFOLab volgens beide dames uniek maakt, is de balans tussen zelfstandigheid en steun. Melissa: “Ik draai mijn eigen accounts, heb veel vrijheid om mijn tijd in te delen en bepaal grotendeels zelf hoe ik mijn werk aanpak. Maar ik heb ook altijd collega’s om op terug te vallen.” Elise vult aan: “Iedere CFO werkt net anders en daar leer ik veel van. En andersom kunnen zij weer van mij leren. Die kruisbestuiving maakt het werk extra waardevol.”

Ondersteuning waar het telt

Als CFE ondersteun je CFO’s op operationeel én tactisch niveau. Elise: “Ik zorg dat de CFO zich kan focussen op de strategie. Ik neem operationele zaken uit handen zoals de cashflowprognose, verkoopfacturatie, of begeleiding van administratieve collega’s. En ik pak (verbeter)projecten op die anders zouden blijven liggen.”

Melissa: “Bij CFOLab gaat het niet om direct om facturabele uren, maar om toegevoegde waarde. We werken namelijk met maandabonnementen. Daardoor kan ik net dat stapje extra doen voor een klant – en dat wordt ook echt gewaardeerd.”

“Bij CFOLab gaat het niet om direct om facturabele uren, maar om toegevoegde waarde. We werken namelijk met maandabonnementen. Daardoor kan ik net dat stapje extra doen voor een klant – en dat wordt ook echt gewaardeerd.”

Ervaringen uit de praktijk

Melissa werkt al jaren voor dezelfde klanten en verveelt zich geen moment. “Bij één klant zit ik na vijf jaar nog steeds op mijn plek. Inmiddels presenteer ik de cijfers in het directieoverleg. Dat laat zien hoeveel vertrouwen je krijgt. Bij mijn andere klant doe ik weer meer jaarrekeningwerk – die afwisseling houdt het boeiend.”

Voor Elise was haar laatste project een succeservaring: “We hebben de administratie op orde gebracht, waardoor we nu écht kunnen gaan verbeteren.”

De CFO aan het woord

Filip Askvig vertelt over hoe de CFE-rol voor haar van toegevoegde waar is: “Onze CFE’s zijn echt een verlengstuk van het team. Dankzij deze rol hoef ik me niet te verliezen in de dagelijkse operatie en kan ik me richten op strategie en groei. Ze schakelen snel, werken zelfstandig en denken twee stappen vooruit. Zonder deze ondersteuning had ik nooit zo’n solide finance-fundament kunnen leggen bij mijn klanten.”

Werken bij CFOLab: iets voor jou?

Elise: “Ik werd meteen enthousiast van de dynamiek en afwisseling. Je krijgt inzicht in verschillende branches en werkt met diverse CFO’s samen. De korte lijnen in het MKB maken dat je verschil kunt maken.” Melissa voegt toe: “Ik werk 32 uur, deels thuis, deels op locatie – ideaal te combineren met mijn kinderen. De flexibiliteit is top.”

“Ik werd meteen enthousiast van de dynamiek en afwisseling. Je krijgt inzicht in verschillende branches en werkt met diverse CFO’s samen. De korte lijnen in het MKB maken dat je verschil kunt maken.”

Nieuwsgierig of jij ook in de rol van CFE past bij CFOLab?

Kriebelt het om vanuit de accountancy de overstap maken naar de klantzijde? Of heb je minimaal 3-5 jaar werkerving in een finance-rol en ben je nieuwsgierig naar wat CFOLab jou kan bieden? Neem vrijblijvend contact op of kom kennismaken met Filip Askvig (filip@cfolab.nl) of Lonney Geris (lonney@cfolab.nl).