De strategische keuze van Proof Adviseurs voor CFOLab

In 2015 begon Florian Theissen samen met twee compagnons Proof Adviseurs. Het bedrijf richt zich op samenwerkingsvraagstukken op maatschappelijke doelen. Bijvoorbeeld als je met twee of drie verschillende partijen iets wilt ondernemen om de jeugdzorg te verbeteren. Vaak gaat het hierbij dan om (semi-)overheidsinstellingen.

“Samenwerken gaat niet altijd vanzelf. Wij hebben er ons vak van gemaakt samenwerking te laten slagen!”

“Ik ben een generalist met een mr. Titel. Van huis uit jurist, in mijn carrière als organisatieadviseur steeds breder geworden. Ik weet genoeg van samenwerkingsvormen, ketensamenwerking, sociaal domein, duurzaamheid, het openbaar bestuur en taken en bevoegdheden, maar finance, daar ligt mijn hart niet. Maar als ondernemer moet je dat toch goed organiseren. “

CFOLab is sinds 2017 betrokken bij Proof Adviseurs. “Ruud heeft een financiële scan gemaakt van onze organisatie. En hij legde direct de pijnpunten bloot. Wij hadden zelf te weinig inzicht in bijvoorbeeld onderhanden werk, verlieslijdende projecten of liquiditeitsprognoses. Het leek ongrijpbaar. Door onze eigen achtergrond en expertise had het ook niet voldoende prioriteit.”

Voor Proof was de noodzaak en toegevoegde waarde van een financiële expert helder. “We hadden vertrouwen in Ruud en sindsdien is CFOLab dus aan boord.”

Bewust gekozen

“Wij focussen ons bewust op datgene waar we goed in zijn: het verbeteren van samenwerkingsverbanden met maatschappelijke doelen. We hebben alleen collega’s in dienst die onderdeel uitmaken van het primaire proces. Alle ‘interne functies’ besteden we uit. Van HR tot het secretariaat. En dat geldt dus ook voor finance. Dat besteden we – geheel naar tevredenheid – uit aan CFOLab.”

“Ik geloof echt in deze filosofie. We gaan samenwerkingen aan met experts. Zij hebben de drive om hun tijd zo efficiënt mogelijk in te zetten. Ze verzanden niet in interne strubbelingen, maar blijven kritisch op hun eigen werk. Daarnaast zit waarde toevoegen echt in het DNA van CFOLab.”

Operationeel en strategisch

Sinds een jaar of 3 is ook Melissa betrokken bij Proof. Melissa is CFE, oftewel financial controller. “Melissa is echt een aanpakker. Ze is kundig, maar ook echt betrokken. Dat merk je als ze hier fysiek is, maar ook als ik haar met een probleem bel. Ze lost het probleem op – ook als ze eigenlijk op dat moment niet voor PROOF werkt. Het voelt altijd als echte collegialiteit, geen enkel verschil met de andere collega’s.”

“Going concern, lopende zaken, dat regelt Melissa. Zo geeft Melissa inzicht in de omzet per maand, de verdeling per project en welke acties we kunnen nemen. Naast financiële rapportages helpt Melissa ook bij het doorrekenen van business cases of huurcontracten. Waar nodig is ook Ruud nog betrokken. Bijvoorbeeld toen één van de drie compagnons op een gegeven moment uitstapte. Daar heeft Ruud geholpen met de financiële afhandeling. Ruud is ook de sparring partner of financieel strategische vraagstukken.“

“Sommige vraagstukken zijn intensiever en CFOLab is daarin flexibel. In die periode krijg je meer ondersteuning. En is het daarna weer rustig, dan schakelen ze weer af.”

Aan het stuur

We zijn begonnen met drie compagnons, allen met een juridische achtergrond. We hadden weinig gevoel voor cijfers. Dit is echter wel van belang als je een onderneming begint. Je moet een financiële administratie opzetten. Het facturatieproces was belegd bij een externe partij. Maar we hadden eigenlijk te weinig overzicht en inzicht.

Welke fixed price projecten waren succesvol? En welke niet? We hadden meestal te laat door als het budget was overschreden, als we iets nog niet gefactureerd hadden of als we teveel uren gemaakt hadden op een project. Er waren allerlei blinde vlekken in de administratie.”

“De financiële scan van Ruud bevestigde dit. Hij vond een aantal van die blinde vlekken én kon ons ook nog eens adviseren hoe we het beter konden doen.”

“Bij CFOLab werken experts. Zij zijn niet alleen beter in finance, maar doen het daardoor ook nog eens sneller dan wij. Zowel op strategisch als operationeel vlak. Een groot bijkomend voordeel is dat ik hierdoor meer tijd over hou voor mijn eigen werk.”

“We zijn nu in control. We worden niet meer overvallen door financiële tegenslagen. We zien waarom projecten succesvol zijn en we zien tijdig wanneer we niet op schema lopen. We grijpen in en zijn dus anticiperend.”

“Ik beveel CFOLab regelmatig aan bij andere ondernemers. De dienstverlening van CFOLab past binnen mijn eigen filosofie en de kunde en expertise heeft ons echt al veel gebracht.”