OKR: Weg met saaie spreadsheets en omarm de kracht van samenwerking door focus

In de dynamische wereld van het bedrijfsleven draait alles om het behalen van resultaten en het nastreven van succes. Wat dat succes precies is, hangt natuurlijk af van je doelen. Maar hoe zorg je dat de strategische doelen ook daadwerkelijk worden gerealiseerd?

Hoe realiseer je dat elk team op één lijn zit, gemotiveerd blijft en samenwerkt aan die gemeenschappelijke doelen?

Het antwoord ligt deels in de toegevoegde waarde van OKR, oftewel Objectives and Key Results.

Wat zijn OKR’s en wat is het verschil met KPI’s?

KPI’s en OKR’s zijn beide monitoring instrumenten om de prestaties van organisatie te meten, de voortgang te bewaken en waar nodig de activiteiten aan te scherpen of bij te stellen. Hoewel ze vergelijkbare doelen dienen, verschillen ze in hun focus en benadering.

KPI (Key Performance Indicator) is een meetbare waarde die aangeeft hoe goed een organisatie presteert ten opzichte van de gestelde doelen, zoals omzet, winst of klanttevredenheid. KPI’s worden gebruikt om te beoordelen of een organisatie op de juiste weg is om haar doelstellingen te bereiken.

OKR (Objectives and Key Results) is een methodologie die organisaties helpt hun strategische doelen te vertalen naar meetbare resultaten. Het bestaat uit een set ambitieuze doelstellingen (objectives) en de bijbehorende meetbare resultaten (key results) die aangeven of de doelstellingen zijn bereikt.
De key results geven een indicatie van de voortgang van de objectives en moeten SMART geformuleerd zijn. Naast de objective en key results heb je ook nog de initiatives. Dit zijn belangrijke taken die je helpen om je key results te behalen en daarmee je doelen te bereiken.

Kort samengevat zijn KPI’s meer gericht op het meten van resultaten en prestaties (output), terwijl OKR’s zich richten op het stellen van ambitieuze doelen en het definiëren van de meetbare resultaten en initiatieven die nodig zijn om die doelen te bereiken (outcome).

KPI en OKR: Best of both worlds?

In de regel zijn de KPI’s vooral geschikt voor de going concern vraagstukken. Doen we de dingen op de juiste wijze?

De OKR’s gaan veel meer over ontwikkeling en innovatievraagstukken: Doen we wel de juiste dingen en welke nieuwe zaken moeten we in gang zetten? De Key Results binnen de OKR systematiek beschrijven de meetbare resultaten en lijken daardoor op de KPI’s. Maar het verschil zit hem met name in wat je meet; de dingen juist doen of de juiste dingen doen.

Op zichzelf is een KPI of Key Result nog niet veelzeggend voor de medewerkers en vaak weinig inspirerend. Dat is ook een van de voornaamste kritieken op de KPI systematiek. De kracht van OKR’s zit in de koppeling tussen doel, meetbaar resultaat én initiatief. Waarbij het doel (de O) zoveel mogelijk inspirerend en uitdagend is. Dit mag dus zeker meer kwalitatief en niet zo zeer SMART worden geformuleerd. Bijvoorbeeld voor het R&D team: Koploper zijn op het ontwikkelen en realiseren van vernieuwende producten. De Key Results die hieraan gekoppeld zijn, moeten wel SMART geformuleerd worden.

Wat maakt OKR nu zo waardevol?

De toegevoegde waarde van OKR zit zowel in het principe als in het proces. Het principe van de OKR werkt goed omdat het motiverend is. Je geeft een inspirerend doel, bedenkt hoe je kunt meten of je op de goede weg zit én hoe je de eindbestemming kunt bereiken.

De cirkel van doel tot actie is rond.

Maar ook het proces om tot een OKR te komen maakt de methode waardevol:

– Door het stellen van inspirerende doelstellingen en meetbare resultaten, weet iedereen binnen het team waar ze naartoe werken en wat er van hen wordt verwacht. Dit creëert een gevoel van richting en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit. Ook is de eigen toegevoegde waarde beter zichtbaar en dat verhoogt motivatie.

– OKR moedigt teams aan om openlijk doelstellingen en resultaten te delen middels een gestructureerd proces van afstemming/overleg (bijvoorbeeld elke drie maanden heeft het team een OKR meeting). Dat leidt tot een cultuur van samenwerking en gedeelde verantwoordelijkheid. Dit bevordert de communicatie en creëert een omgeving waarin iedereen betrokken is bij het behalen van de doelen.

– De flexibiliteit van OKR stelt teams in staat om hun doelstellingen en resultaten maar nog belangrijker hun activiteiten aan te passen naarmate ze meer inzicht krijgen in wat wel en niet werkt. Dit moedigt teams aan om voortdurend te experimenteren en te verbeteren.

Door OKR te implementeren vertalen organisaties hun strategische visie naar concrete acties en meetbare resultaten. Dit zorgt voor een duidelijk pad naar succes en stelt teams in staat om gefocust te blijven op wat echt belangrijk is. De flexibiliteit van OKR stelt hen in staat om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en voortdurend te leren en te groeien.

Tips bij de implementatie van OKR

OKR werd in eerste instantie ingezet door succesvolle grote organisaties zoals Google, Amazon en Airbnb maar nu zijn het ook MKB bedrijven die de kracht van de methodologie ontdekken. Uiteraard is de juiste implementatie relevant voor het succes.

Overweeg jij OKR te implementeren?
Lees dan deze tips:

1. Zorg voor een heldere communicatie: Communicatie is cruciaal bij OKR’s. Zorg voor duidelijke communicatie over de doelstellingen, de Key Results en de voortgang. Betrek alle betrokkenen en zorg voor een cultuur van openheid en transparantie. Laat de meer volwassen teams zelf hun doelstellingen formuleren als afgeleide van de centrale doelen.

2. Plan regelmatige overleggen: Plan regelmatige overleggen om de voortgang van de OKR’s te bespreken. Dit kan wekelijks of maandelijks of per kwartaal zijn, afhankelijk van de aard van de OKR’s en de organisatie.

3. Maak afspraken en stel targets: Maak afspraken over wie verantwoordelijk is voor het behalen van de OKR’s en stel targets voor de betrokkenen. Dit zorgt voor een gevoel van verantwoordelijkheid en stimuleert de betrokkenen om zich in te zetten voor het behalen van de OKR’s.

4. Gebruik technologie: Gebruik technologie om het bijhouden van de OKR’s te vergemakkelijken. Er zijn verschillende software tools beschikbaar die kunnen helpen bij het implementeren en bijhouden van de OKR’s. Voorbeelden zijn: Workboard, Perdoo, Asana of in Power-BI, Tableau of Qlikview.

Benieuwd naar goede voorbeelden van OKR’s? Bekijk dan de blog van Asana.